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事業を営む責任の一部は、多くの異なる記録を保管し、管理することである。
それは、最初の搭乗記録から、賃金の決定方法に関する文書、税務記録の収集、会計記録まで、すべての記録の保持は、ちょっとした遅れを取ることができる!
しかし、これらの記録を保持することがなぜそれほど重要なのだろうか。
なぜなら、これらの記録は給与管理にとって重要であるからである。
会計とは別に、給与支払いは、組織内のより複雑なプロセスの1つであり、正確に行われなければ、あなたのビジネスにとって非常に破滅的な結果をもたらす可能性があります。
さらに、給与管理の方法は、成功の有無にかかわらず、従業員の経験と満足度に直接結びついています。
では、給与記録とは何か。
給与記録とは、従業員の給与の支払いに関する重要な情報を記載した文書である。
雇用者は、従業員の給与記録を保管する唯一の責任を負う。
給与記録には、源泉徴収税、給与税、給付および控除、提供時間、休暇、給与率および総賃金が含まれる。
これらの従業員記録について詳しく知る前に、給与を効果的に管理するために取り組む必要のある質問をいくつか紹介します。
給与に関する方針は何ですか?
- まず、給与台帳にポリシーを定義する必要があります。
- これには、給与、時間および出勤、従業員給付、健康保険、貸付控除などが含まれる。
新入社員にはどのように乗船していますか?
- 給与政策を決定した後、給与管理にとって重要なステップは、新入社員の搭乗である。
- すべての個人データおよび情報を、以下のような記録管理基準に従って1つのファイルまたは記録にまとめることによって、各従業員の新しいプロファイルを作成する必要があります。
- 従業員名
- 所在地
- 職名
- 社会保障番号
- 生年月日
- 銀行口座の詳細
- 保険内容
その他、どのような情報を記録する必要があるか?
- グロス・ペイとネット・ペイを定義するデータを入力する必要があります。詳細は次のとおりです。
- 月給・年給・時給
- 各週の労働時間/日数
- 休暇(及び休暇の種類)
- 残業
- 賞与
- 請求された手当および弁済
- 税金
- 任意控除、強制控除など。
給与計算にクラウドベースの人事・給与計算ソフトウェアを使用していますか?
- クラウドベースの人事・給与管理ソフトウェアを使用し、すべての人事・給与プロセスを管理する場合、上記の多くの情報が自動的に、かつ容易に記録されます。
- 記録管理は、より簡単で効率的であり、確実に手間がかからない。
グロス・ネット・ペイを計算する準備はできているか。
- 現在は、従業員の総給与、控除額、納税額を計算し、正味給与を計算する時が来ています。
- 計算を手動で行うには貴重な時間がかかり、完璧であることは全く保証されていません。
- これが、より包括的で統一されたシステムのために、人事情報システム(HRIS)が必要な主な理由である。
- なかでも最も良いのは、エラーのないことです。
従業員の給料は払えますか?
- 支払いのための十分な資金があるかどうかを確認しましょう。
- 銀行口座に接続されているHRISと給与システムを使っている方が、安心して給与を配分できるようになります。
- 実際には、no ands, ifs, butsなど、非常に推奨されています。
- 適切なHRISにより、より信頼性が高く、効率的な給与管理システムが保証されます。
必要な控除と税金を送金する用意がありますか?
- すべての税金は、任意控除と強制控除の両方で税務当局に送金する必要があります。
- すべての支払いを処理するのに十分な時間があるように、それぞれの期日を念頭に置いてください。
従業員に納付書と申告書を渡すことができますか?
- 納付書や申告書を従業員に配布することが必要です。
- HRISと給与システムがセルフサービスポータルを備えていることを確認し、従業員がすべての関連情報にアクセスできるように適切なサービスを提供することで、従業員がペイスリップをダウンロードできるようにしましょう。
給与記録を適切に整理することで、急いでいるときに情報を見つけるのがより迅速になります。
クラウドベースのHRおよび給与計算ソフトウェアは、ボタンを1回押すだけで、関連する情報を迅速かつ容易に提供することができる。
従業員の給与記録を見つけるために、多数のファイルを検索する代わりに、HRISというアクセス可能で実用的な方法で、必要なすべての情報に簡単にアクセスできます。
プロのように給与を管理し、従業員の給与記録が安全であることを確認することができます。
給与記録には、社会保障番号、住所、保険の詳細、退職金など、個人情報や機密情報が多く含まれています。
従って、雇用情報を含む他の文書から給与記録を隔離することが必須である。
また、ファイルへのアクセスは監視されるべきであり、それらにアクセスできるのは認可されたものだけであるべきである。
人事管理を簡単に行う。
そして、EasyHRのプロのように給与を管理する。
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