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あなたのビジネスが成長するにつれて、あなたの人的資源も成長します。
これは、多くの従業員を雇用し、受け入れるようになった場合に特に当てはまります。
もちろん、従業員と一緒に、従業員と一緒に仕事をする事務作業がたくさんある。
これには、個人情報、タイムシート、給与情報、控除、休暇記録などが含まれる。
しかし、あなたがほとんどの新興企業のようであれば、人事スペシャリストはまだ存在しないかもしれないし、それ以上に存在しないかもしれない。
自分でやるしかない。
また、担当時に給与記録を維持・整理するというこのような大きな仕事に、あなたはどのように対処していますか?
従業員の記録管理には、ビジネスや人員の増加に応じてどのようなアプローチが最適か?
人的資源は、いかなる組織の生命線でもあるので、給与記録は、生計を立てるために繁栄するにあたり、彼らを無傷で残している。
人事管理の一環として、従業員の給与記録を責任をもって保管し、最大限の注意と安全をもって維持する。
給与記録とは?
これらはすべて、企業が在職中に雇用する従業員一人ひとりの記録、保管、維持、整理をしなければならない給与に関する重要な文書である。
給与記録には、給与率、総報酬額、税額控除、給付分担金、勤務時間などが含まれる。
給与記録を構成する文書は何か?
通常、給与記録を構成する書類は、次のとおりである。
従業員の個人情報
- この記録は、従業員の住所、電話番号、電子メールアドレス、銀行の詳細情報、緊急連絡先の詳細、生年月日、職業、社会保障番号などで構成されています。
雇用情報
- これには、オファーレター、雇用データ、フルタイムかパートタイムかを問わず雇用状況、経歴および参考チェック、署名された会社方針およびハンドブック、業績評価、および退職または解雇情報など、従業員の会社での雇用実績に基づくものが含まれる。
タイムシート
- この記録には、所定労働時間、所定外労働時間、日々の労働時間、労働週並びに給与期間及び締切日が含まれる。
税務書類
- 税務申告書、税務申告書、および源泉徴収証明書を含みます。
従業員給与情報
- この記録には、給与率、始業および終業の就業日、就業時に提供された総時間、支払契約、ならびに手数料ベースおよびその他を通じての毎時給、月給などの従業員の支払方法、ならびに従業員の分類が含まれる。
従業員控除情報
- この記録には、給付控除、個人ローン、会社ローン、延払制度、報酬情報が含まれる。
有給・無給休暇の記録
- 有給休暇残高および有給病気休暇クレジットを対象とする。
銀行情報
- これには、銀行名、口座番号、およびルーティング番号が含まれる。
給与記録
- 給与台帳と、給与期間の開始日と終了日、支払い日、賃金支払いの種類（通常、残業、チップクレジット、ボーナス、コミッション、有給休暇など）などの給与の詳細が記載されたその他のドキュメントが含まれます。
償還用紙
- この記録には、出張、事務用品、旅行手当、日当などの費用報告書が含まれている。
キャビネット、フォルダ、ファイルにまちがいなくまとまった給与記録があるとしよう。
まつ毛を打たずに、たった1つのレコードを引き出すだけでいいでしょうか?
間もなく発生する可能性のある組織上の問題以外にも、人員が増えるにつれて、保管場所やスペースが大きな問題となります。
ハードコピーを保存したい場合は、防火ロックボックスなどの物理的な保管手段も必要です。
しかし、あなたはいつもそのアクセシビリティを保証されているわけではありません。
たとえば、コビッド19のパンデミックでは、こう言う。
ロックダウン中に給与記録にすばやくアクセスするにはどうすればいいですか?
最悪のシナリオでは、他のすべてのシナリオが失敗した場合、バックアップ・プランが必要になります。
スプレッドシート、メモ、その他これらの給与記録を維持する方法はもはや実用的ではなく、十分ではない。
人事部門の従業員がどんなに熟練していて装備があっても、どんなに注意深く細心の注意を払って仕事を整理しても、疲れてしまう時が来るだろう。
このため、多くの組織は、クラウドベースの人事・給与ソフトウェアまたは外部ハードディスクを使用して、給与記録をデジタル的に保存する必要性を認識している。
上述のように、給与記録は手動で管理できるが、クラウドを介したHRISおよび給与システムの使用は、一般的に、急速なライフスタイルと同期している。
HRISはまた、人事部の給与担当者が給与記録を整理し、維持することを容易にする標準報告書を組み込んでいる。
また、既存の他のプラットフォームとの統合も容易である。
これは、給与計算が稼動しているたびに、コンプライアンスの更新をサポートするために必要な文書を提供します。
HRISは、記録管理とは別に、従業員、方針、プロセスの管理を容易、効率的、アクセス可能、正確にしています。
また、使いやすく、環境にも配慮しています。
しかし、その日の終わりに、給与記録の維持と整理は最終的には雇用者の責任である。
給与記録は、企業がより良い予算を作成し、労務費を管理するのに役立つ賃金や税金に関する貴重なデータを含んでいるため、重要である。
また、不動産賃貸や融資申請などの理由により、給与記録を必要とする従業員にとっても、これらの書類の保管・維持は有益である。
給与記録を整理し、維持する非効率的な方法をやめる。
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