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各従業員のための給与記録の更新は、すべての事業主の責任である。
これには、給与の獲得方法を説明する情報が含まれています。
これが、彼らを守ることを非常に重要にしているのだろうか。
給与記録を維持する主な目的は、連邦および州の法律により、内国歳入局(BIR)や労働雇用省(DOLE)などの規制機関に給与記録の遵守を維持することが求められていることである。
コンプライアンス以外にも、詳細な給与記録を数年間維持することは、昇給の参考にすることや、不公正・不正確な支払いに対する告発から会社を守ることなど、直接ビジネスに役立ちます。
以下の給与記録の一覧表は、企業の安全を守る上で、質問に対する迅速な回答を見つけるのに役立ちます。
給与記録とは?
給与支払い従業員に関連するすべての事務は、雇用書類、直接預金承認フォームおよび給与スタブを含めて、給与記録と呼ばれる。
これには、総労働時間、給与率、税額控除、従業員給付などを証明するものが含まれます。
雇用者は、内国歳入局(BIR)に準拠して、従業員の雇用状況にかかわらず、ほとんどの給与情報を少なくとも10年間維持しなければならない。
なぜ給与記録をつける必要があるのか?
まず、法律では給与記録の保管が義務付けられている。
労働雇用省(DOLE)および内国歳入局(BIR)によって定められた要件に準拠した状態を維持するために、すべての従業員の給与ファイルを維持する必要があります。
給与記録の保持は商業上の理由から不可欠であり、購買の追跡に役立ち、給与計算のバックアップに証拠を提供し、昇給計画の指針として従業員情報を保存する。従って、給与ファイルは従業員記録の重要な側面である。
従業員に関する事項に加えて、給与記録を残すことは、税務上有利です。 BIRが監査を実施する場合、給与記録を利用できるようにしておく必要があります。また、所得税に対する請求を裏付けることができます。
1. 連邦法及び記録管理要件
あなたが知っておく必要のある連邦法には、いくつかの重要な部分があります。
これは、BIR歳入規則17-2013を対象としている。 BIRによれば、納税者が不正や不正確な点について調査を受けている場合には、3年の賦課期限を超えても、納税者の記録が必要とされます。
2. 州法および記録管理要件
州の規制は様々であることに留意することが重要です。したがって、特定の企業に適用される可能性のある法律を調査する必要があります。
多くの地域では、給与記録を長期間保存する必要があるため、管理当局に準拠した企業を維持するためには、このことが極めて重要です。
給与記録に何を含めるべきか?
組織や給与データの保管に関する規則はありませんが、従業員の給与記録を作成する際には、次のような情報を含める必要があります。
- 社員の氏名
- 社会保障番号
- 開始日
- 所在地
- 生年月日
- 職業
- 延実労働時間数
- 給与率
- 日次または週次の定時収益
- 超過勤務所得合計
- 曜日開始
- ストックパーチェスプラン、差押等の従業員賃金からの給与控除。
- 支払日
- 支給対象期間
- 免除又は免除されない地位
- 時給または給与のステータス
各給与計算ファイルに必要な情報が含まれていることを確認するには、給与計算のテンプレートを作成するときにこのチェックリストを使用します。
これにより、従業員の給与が均一であることを確認することもできます。
給与記録の保管期間はどのくらいですか?
法律により、貴社は一定期間の給与記録を保持することが義務付けられています。
この種の事務手続きを規定する規則によって、記録を保存しなければならない期間が決まります。
レベニューレギュレーション(RR)No.による。 内国歳入庁(BIR)による2013年の17年間、納税者は、補助帳簿やその他の会計書類を含む会計帳簿を10年間保存しなければならない。
1. 異なる種類の給与計算書類の保存要件
- 紙付き5年間
- 最近5年間は電子フォーマットで保存することができる。
- 電子記憶システム
- 補助帳簿及びその他の会計記録を含む会計帳簿のハードコピーの画像を電子記憶媒体に正確かつ完全に転送することを確保する。
- 会計帳簿、補助帳簿及びその他の会計記録のハードコピーの電子的に保存された画像の索引、保存、保存、検索及び複製。
- 電子記憶システム
2. 保存期間経過後の給与記録はどうするべきか?
給与記録は、必要な保存期間が経過した時点で廃棄しなければならない。
ただし、これは、それらを廃棄すべきであることを示唆するものではありません。
給与ファイルには非常に機密性の高い情報が含まれているため、適切にそれらを取り除くことが重要です。
給与記録が紙文書の場合は、他のすべての人事データと同様に、安全な場所で完全に破棄する必要があります。
システムからデジタルファイルを永久に削除します。
給与記録はどこに保管すべきか?
企業は現在、オンラインで給与計算書類を進化させているが、それ以前は通常、ファイリング・キャビネットに保管されていた。
この機密情報が間違った手に入らないように、オンラインで給与記録を保存する安全な方法を使用してください。
給与記録の保管には多くの責任が必要であり、注意が必要である。
給与ファイルを整理し、このデータを安全な状態に保つために、次のように提案します。
- すべての給与記録に標準化されたテンプレートを使用する。
- すべての給与ファイルを同じ場所に保管する。
- コンピュータに保存されているドキュメントやスプレッドシートではなく、クラウドベースのストレージソリューションを使用します。
- 正確性と組織化を支援するために、小規模企業向けの人事サービスを伴う給与計算ソフトウェアに投資する。
- 給与ファイルがすべての従業員に最新のものであることを確認し、保管場所を問わず直ちにこの情報を入力する。
FAQ
1. 認定給与記録とは何か? どのくらいの期間、保管する必要がありますか?
給与支払い従業員に関連するすべての事務は、雇用書類、直接預金承認フォームおよび給与スタブを含めて、認定給与記録と呼ばれる。
BIRに従い、認定された給与記録は10年間保管する必要がある。
2. 終了した従業員ファイルを保存する必要がある期間はどのくらいですか?
従業員の退職日の後、これらの記録は少なくとも3年間保管する必要がある。
給与以外の記録は、終了日から2年間保管しなければならない。
このような記録の例としては、団体交渉協定、パフォーマンス・レビュー、給与水準、賃金率、給与水準を裏付ける文書などがある。
参考文献:
https://quickbooks.intuit.com/r/payroll/payroll-records/
https://archive-one.net/blogs/bir-rules-for-electronic-storage-of-documents
