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ジョニー・カワ氏は 事業…
2022年10月14日
各従業員のための給与記録の更新は、すべての事業主の責任である。
これには、給与の獲得方法を説明する情報が含まれています。
これが、彼らを守ることを非常に重要にしているのだろうか。
給与記録を維持する主な目的は、連邦および州の法律により、内国歳入局(BIR)や労働雇用省(DOLE)などの規制機関に給与記録の遵守を維持することが求められていることである。
コンプライアンス以外にも、詳細な給与記録を数年間維持することは、昇給の参考にすることや、不公正・不正確な支払いに対する告発から会社を守ることなど、直接ビジネスに役立ちます。
以下の給与記録の一覧表は、企業の安全を守る上で、質問に対する迅速な回答を見つけるのに役立ちます。
給与支払い従業員に関連するすべての事務は、雇用書類、直接預金承認フォームおよび給与スタブを含めて、給与記録と呼ばれる。
これには、総労働時間、給与率、税額控除、従業員給付などを証明するものが含まれます。
雇用者は、内国歳入局(BIR)に準拠して、従業員の雇用状況にかかわらず、ほとんどの給与情報を少なくとも10年間維持しなければならない。
まず、法律では給与記録の保管が義務付けられている。
労働雇用省(DOLE)および内国歳入局(BIR)によって定められた要件に準拠した状態を維持するために、すべての従業員の給与ファイルを維持する必要があります。
給与記録の保持は商業上の理由から不可欠であり、購買の追跡に役立ち、給与計算のバックアップに証拠を提供し、昇給計画の指針として従業員情報を保存する。従って、給与ファイルは従業員記録の重要な側面である。
従業員に関する事項に加えて、給与記録を残すことは、税務上有利です。 BIRが監査を実施する場合、給与記録を利用できるようにしておく必要があります。また、所得税に対する請求を裏付けることができます。
あなたが知っておく必要のある連邦法には、いくつかの重要な部分があります。
これは、BIR歳入規則17-2013を対象としている。 BIRによれば、納税者が不正や不正確な点について調査を受けている場合には、3年の賦課期限を超えても、納税者の記録が必要とされます。
州の規制は様々であることに留意することが重要です。したがって、特定の企業に適用される可能性のある法律を調査する必要があります。
多くの地域では、給与記録を長期間保存する必要があるため、管理当局に準拠した企業を維持するためには、このことが極めて重要です。
組織や給与データの保管に関する規則はありませんが、従業員の給与記録を作成する際には、次のような情報を含める必要があります。
各給与計算ファイルに必要な情報が含まれていることを確認するには、給与計算のテンプレートを作成するときにこのチェックリストを使用します。
これにより、従業員の給与が均一であることを確認することもできます。
法律により、貴社は一定期間の給与記録を保持することが義務付けられています。
この種の事務手続きを規定する規則によって、記録を保存しなければならない期間が決まります。
レベニューレギュレーション(RR)No.による。 内国歳入庁(BIR)による2013年の17年間、納税者は、補助帳簿やその他の会計書類を含む会計帳簿を10年間保存しなければならない。
給与記録は、必要な保存期間が経過した時点で廃棄しなければならない。
ただし、これは、それらを廃棄すべきであることを示唆するものではありません。
給与ファイルには非常に機密性の高い情報が含まれているため、適切にそれらを取り除くことが重要です。
給与記録が紙文書の場合は、他のすべての人事データと同様に、安全な場所で完全に破棄する必要があります。
システムからデジタルファイルを永久に削除します。
企業は現在、オンラインで給与計算書類を進化させているが、それ以前は通常、ファイリング・キャビネットに保管されていた。
この機密情報が間違った手に入らないように、オンラインで給与記録を保存する安全な方法を使用してください。
給与記録の保管には多くの責任が必要であり、注意が必要である。
給与ファイルを整理し、このデータを安全な状態に保つために、次のように提案します。
給与支払い従業員に関連するすべての事務は、雇用書類、直接預金承認フォームおよび給与スタブを含めて、認定給与記録と呼ばれる。
BIRに従い、認定された給与記録は10年間保管する必要がある。
従業員の退職日の後、これらの記録は少なくとも3年間保管する必要がある。
給与以外の記録は、終了日から2年間保管しなければならない。
このような記録の例としては、団体交渉協定、パフォーマンス・レビュー、給与水準、賃金率、給与水準を裏付ける文書などがある。
https://quickbooks.intuit.com/r/payroll/payroll-records/
https://archive-one.net/blogs/bir-rules-for-electronic-storage-of-documents
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